De ce să optăm pentru externalizare? Avantajele alegerii unui furnizor specializat pentru salarizare și administrarea personalului

Administrarea personalului unei companii și serviciile de salarizare sunt, în majoritatea cazurilor, activități costisitoare, care necesită departamente specializate, bine organizate, cu oameni bine pregătiți, și care, în majoritatea cazurilor, nu au nicio legătură cu activitatea de bază a firmei.

De aceea, tendința ultimilor ani este ca aceste activități să fie externalizate către furnizori de astfel de servicii, specializați pe zona administrării resurselor umane și a salarizării, care să vă scutească de costuri în plus și, de multe ori, și de bătăi de cap.

Ce implică o astfel de externalizare, care sunt costurile, cum alegeți cel mai bun furnizor și câtă siguranță vă oferă acesta în ceea ce privește securitatea datelor, încercăm să vă răspundem în cele ce urmează.

Cum alegeți cel mai bun furnizor de servicii din multitudinea de companii existente în piață?

În primul rând, ar trebui să căutați o companie cu experiență, care a dobândit o bună cunoaștere și înțelegere a diversității modelelor de business din piață și care poate să vă ofere servicii flexibile. În al doilea rând, dar cu o importanță egală, această companie trebuie să fie capabilă să vadă cu claritate toate detaliile practicii dumneavoastră de salarizare și administrare, pentru a putea anticipa situații și a veni cu soluții adaptate nevoilor.

Cum funcționează relația companie – furnizor de servicii?

Atunci când vă hotărâți să externalizați serviciile de salarizare și de administrare a salariaților, va fi nevoie să puneți la dispoziția furnizorului de servicii date primare – informații legate de timpul lucrat, bonusuri, beneficii, iar acesta realizează calculația și vă va transmite ulterior anumite livrabile – un stat, un centralizator și/sau alte câteva rapoarte.

Ce control mai aveți asupra informațiilor referitoare la salarizare și la proprii angajați?

Chiar dacă v-ați dorit o oarecare independență față de tot ce ține de salarizare și administrarea de personal, există situații când este nevoie să puteți accesa informații despre salariații dumneavoastră. În aceste condiții, căutați un furnizor care să vă ofere accesul la soluțiile software utilizate, ceea ce vă va degreva de activitățile specifice practicii, dar vă va oferi în același timp și independența de a putea accesa oricând este necesar date despre personal și salarizare, fără să fie nevoie să vă adresați furnizorului dumneavoastră de fiecare dată pentru a le putea obține.

Cu ajutorul unei soluții software sofisticate, dar simplu de utilizat, cu aplicații de management al timpului, personalului și documentelor, veți avea la îndemână toate datele, atât de salarizare, cât și de personal, acces la informații în fiecare etapă a procesului de salarizare, autonomie în zona de raportare, precum și acces rapid la documentele scanate din dosarul salariaților, care vor fi stocate și indexate electronic.

Care este numărul de salariați de la care se justifică externalizarea practicii de salarizare și administrare personal?

Dacă vă gândiți să considerați acest criteriu, numărul de salariati nu are nicio relevanță, iar avantaje sunt și în cazul volumelor foarte mari și în cazul volumelor foarte mici, dar din motive diferite.

În cazul unui număr mare de salariați, un furnizor specializat va avea întotdeauna capacitatea, procesele și sistemele foarte bine organizate, încât să prelucreze eficient și cu acuratețe maximă volume mari de date. În plus, un furnizor extern va asigura timpi rapizi de execuție și încadrarea în termene legale, mai ales în situații excepționale precum expansiune (angajări în masă), transferuri de întreprindere sau concedieri colective.

În cazul companiilor cu un număr mic de salariați, costul cu un specialist HR nu se justifică, salarizarea se asimilează de cele mai multe ori altor practici, iar cei care sunt puși să se ocupe și de salarizare nu cunosc în detaliu aspecte delicate de legislația muncii și taxare, ceea ce se poate traduce în litigii de muncă ce pot avea rezultate nefavorabile și foarte costisitoare pentru angajator.

Care sunt riscurile pe care vi le asumați în practica salarizării?

De multe ori, în practica dumneavoastră de salarizare și administrare de personal, ați resimțit probabil nevoia să aveți opinia unui specialist, iar dacă nu, să cereți o opinie sau o interpretare, măcar să vă (re)confirmați o părere. Sau, probabil, de multe ori, v-ați simțit copleșiți de rapiditatea cu care vin schimbările în salarizare (pe de o parte, în domeniul legislației muncii, iar, pe de altă parte, în domeniul taxelor).

Pentru astfel de situații, echipele furnizorilor externi cu expertiză în domeniu, experiențe cu volume diverse de muncă, în industrii și pe modele variate de business vă pot ajuta întotdeauna cu cele mai bune soluții și sfaturi pentru deciziile dumneavoastră. În plus, erorile în procesare sau de interpretare a unor situații delicate de legislație, care pot apărea în absența personalului bine specializat, se elimină prin transferul riscurilor către furnizorul extern. Evitați astfel posibile amenzi sau litigii.

Cât de riscantă este externalizarea în ceea ce privește confidențialitatea datelor?

Confidențialitatea este foarte greu de păstrat în orice companie. Prin urmare, reducerea accesului la astfel de date va reduce substanțial animozitățile din companie. Securitatea datelor este esențială în egală măsură. Datele prelucrate de un furnizor specializat sunt securizate în afara companiei, cu sistem de backup, nu se pierd, nu se distrug.

Cât de eficientă este externalizarea din punctul de vedere al costurilor?

Majoritatea companiilor consideră că salariile personalului implicat în practica de salarizare și administrare de personal sunt singurele costuri care apar în cazul în care decid să nu externalizeze aceste servicii. Dar ce se întâmplă în cazul în care sunt necesare cheltuieli pentru instruirea personalului? Sau cine acoperă costurile pe care le implică, de exemplu, concediile medicale și cele de odihnă? Ori cine acoperă costurile cu achiziția computerelor, mentenanța aplicației de salarii, alte costuri administrative și, mai ales, costul probabilelor erori (care se pot transforma în amenzi, penalități, procese)?

Piața este dinamică, mediul de business – volatil, trendurile se schimbă rapid, noutățile apar de la o zi la alta. În plus, mai sunt și presiunile regulatorii interne, interese politice care vin cu schimbări legislative frecvente, foarte multe provocări ale mediului de business, care sunt din ce în ce mai greu de controlat. A devenit esențial timpul necesar pentru strategii de business creative care să ne permită să ne focusăm pentru a fi cei mai buni, la ceea știm să facem cel mai bine, pentru a reuși să rămânem competitivi. În acest context, externalizarea este mai mult decât o tendință, este o necesitate și cea mai bună alegere pentru a încuraja performanța unui business.